外銷中第三方持證人代表人的趨勢

對台灣製造企業來說,外銷已是持續發展的重要選項,然而由於對食品(含保健類食品)、化妝品(含保養品與個人照護品)及醫療器材(含健康器材)而言,外銷目的國都有自己的主管機關的法規規範,以保護當地國的消費者安全與權益,因此對這些廠商而言,除了一般的市場、物流、倉儲、金流、關務等議題外,法規合規成了這類廠商的重要議題,在這類法規規範中,對於致力於國際貿易的廠商而言,必須要有一個觀念,雖然各國都在喊所謂的法規規範協同(harmonization ),但因國情、文化、歷史與主權等種種因素,每類產品的管理規範在各國還是不完全一致(甚至分類都不完全相同),增加各外銷企業的困擾(建議尋求專業協助,不需要凡事自己來)。除此之外,有一個貿易相關(無論是正貿還是電商)的通用議題在現代貿易中崛起,值得外銷企業仔細思考,亦即所謂[持證人]的問題。

在所有食品、化妝品與醫療器材的各國規範中,多半要求要有當地的法律代表人/持證人,並於當地主管機關登錄,而且多半要求全境只能有一人代表,以擔任該品在市場上有問題時負擔法律責任與聯繫人,例如美國的Legal agent(非商業代理商)、歐盟的Representative person、印尼的License holder、大陸的在華責任人等等,我們在此統稱為持證人的概念。

過去的貿易活動中,企業通常會以當地客戶(經銷商或代理商)擔任上述的持證人或代表人(在當地有自己的分公司者除外),讓commercial agent與legal agent合一,甚至在所謂的三角貿易中,貿易公司自認掌握當地的經銷商管道,然而,現代趨勢顯示,越來越多企業採用第三方持證人的概念實施貿易活動,原因我們彙整分析如下三大層面的考量。

首先,從商業利益來看,我們在實務中碰到一些客戶原本採用當地經銷商為其持證人,後來碰上其他新的經銷商有訂單時,原經銷商不願協助辦理向主關機關登錄的情況,導致新經銷商的貨品被扣關,如XX公司原有美國經銷商在洛杉磯,XX公司由該客戶向美國FDA官方登錄其為legal agent,後XX公司談妥新的經銷商在紐約,紐約客戶下訂單後,到港前必須向FDA報備登錄,但洛杉磯客戶不願意協助向FDA辦理相關程序(洛杉磯客戶認為紐約客戶將在美國市場上成為其競爭者),而導致紐約客戶的或在紐約港被扣關,可想而知,這個損失會由誰買單。因此,除非你已認定你在該市場的客戶是總代理,否則,這個選項很清楚為什麼要選第三方持證人(目前在各國最好的第三方是不經銷任何產品的服務商),即使你是簽了總代理,向當地主管機關申報的程序,也最好是你自己申辦,因為以後有變化時,你才有權利去更改持證人,否則很容易被綁架了。因此,選擇第三方持證人,可以讓你的商業利益最大化。

再者,從營業秘密保護機制來看,由於現在各國相關法規規範都朝向[非登不可]的概念管理,因此有關產品的配方、製程、細部規格、實驗數據等等資料都必須向主管機關登錄,如果你將這些資料交給當地客戶提交給主管機關,你要如何保證他不會交給其他製造商後而將你一腳踢開?當然,如果你有導入營業秘密管理制度的話,可以多一層保障,但為何不從一開始的登錄機制中就立起防禦牆呢?我們實務中就常接到企業打電話來問,我的國外客戶跟我要這些機密資料是合法的嗎?必須的嗎?答案是若你由他擔任持證人概念時,這是合法與必需的,因為他必須向當地主管機關提報這些資料。對於台商熟悉的三角貿易更是傷害,因為登錄也包含代工廠的資料,顯然現代貿易法規中,若不採取第三方持證人的模式,三角貿易模式將很難持續,因為你的當地客戶知曉誰是代工廠了。因此,選擇第三方持證人,可以讓你的營業秘密保護有具體化的機制

最後,從歐盟個資法規範來看,2018年7月開始,歐盟實施了號稱史上最嚴格的個資法,個資範圍包括B2B供應鏈中的廠商中的個人資料,對企業來說,選擇第三方持證人是最簡單的法來符合個資法的規範,否則你還要擔心你的客戶是否符合個資法的規範了,實際上你也沒能力去判斷你的客戶是否違反相關規範,但屆時你要分擔相關責任。因此,選擇第三方持證人,可以讓你相對輕鬆地符合當地法規

從上所述,相信你已很清楚,為何在食品(含保健類食品)、化妝品(含保養品與個人照護品)及醫療器材(含健康器材)的國際貿易中,現在流行第三方持證人的趨勢了,我們已與多國當地第三方服務夥伴簽署合作,可提供食品(含保健類食品)、化妝品(含保養品與個人照護品)及醫療器材(含健康器材)在美國FDA的Legal agent(LA)的服務;化妝品(含保養品與個人照護品)在歐盟CPNP的Representative person(RP)的服務;食品(含保健類食品)、化妝品(含保養品與個人照護品)及醫療器材(含健康器材)在印尼BPOM的License holder的服務;食品(含保健類食品)、化妝品(含保養品與個人照護品)及醫療器材(含健康器材)在中國大陸的在華責任人的服務。