外销中第三方持证人代表人的趋势

黄怡菁 执行顾问

对于制造企业来说,内销绝对无法自我满足,外销已是持续发展的重要选项,然而由于对食品(含保健类食品)、化妆品(含保养品与个人照护品)及医疗器械(含健康器材)而言,外销目的国都有自己的主管机关的法规规范,以保护当地国的消费者安全与权益,因此对这些厂商而言,除了一般的市场、物流、仓储、金流、关务等议题外,法规合规成了这类厂商的重要议题,在这类法规规范中,对于所有致力于国际贸易的厂商而言,必须要有一个观念,虽然各国都在喊所谓的法规规范协同(harmonization ),但因国情、文化、历史与主权等种种因素,每类产品的管理规范在各国还是不完全一致(甚至分类都不完全相同),增加各外销企业的困扰(建议寻求专业协助,不需要凡事自己来)。除此之外,有一个贸易相关(无论是正贸还是电商)的通用议题在现代贸易中崛起,值得外销企业仔细思考,亦即所谓[持证人]的问题。

在所有食品、化妆品与医疗器材的各国规范中,多半要求要有当地的法律代表人/持证人,并于当地主管机关登录,而且多半要求全境只能有一人代表,以担任该品在市场上有问题时负担法律责任与联系人,例如美国的Legal agent(非商业代理商)、欧盟的Representative person、印度尼西亚的License holder、我们的在华责任人等等,我们在此统称为持证人的概念。

过去的贸易活动中,企业通常会以当地客户(经销商或代理商)担任上述的持证人或代表人(在当地有自己的分公司者除外),让commercial agent与legal agent合一,甚至在所谓的三角贸易中,贸易公司自认掌握当地的经销商管道,然而,现代趋势显示,越来越多企业采用第三方持证人的概念实施贸易活动,原因我们汇整分析如下三大层面的考虑。

首先,从商业利益来看,我们在实务中碰到一些客户原本采用当地经销商为其持证人,后来碰上其他新的经销商有订单时,原经销商不愿协助办理向主关机关登录的情况,导致新经销商的货品被扣关,如XX公司原有美国经销商在洛杉矶,XX公司由该客户向美国FDA官方登录其为legal agent,后XX公司谈妥新的经销商在纽约,纽约客户下订单后,到港前必须向FDA报备登录,但洛杉矶客户不愿意协助向FDA办理相关程序(洛杉矶客户认为纽约客户将在美国市场上成为其竞争者),而导致纽约客户的或在纽约港被扣关,可想而知,这个损失会由谁买单。因此,除非你已认定你在该市场的客户是总代理,否则,这个选项很清楚为什么要选第三方持证人(目前在各国最好的第三方是不经销任何产品的服务商),即使你是签了总代理,向当地主管机关申报的程序,也最好是你自己申办,因为以后有变化时,你才有权利去更改持证人,否则很容易被绑架了。因此,选择第三方持证人,可以让你的商业利益最大化。

再者,从营业秘密保护机制来看,由于现在各国相关法规规范都朝向[非登不可]的概念管理,因此有关产品的配方、制程、细部规格、实验数据等等数据都必须向主管机关登录,如果你将这些数据交给当地客户提交给主管机关,你要如何保证他不会交给其他制造商后而将你一脚踢开?当然,如果你有导入营业秘密管理制度的话,可以多一层保障,但为何不从一开始的登录机制中就立起防御墙呢?我们实务中就常接到企业打电话来问,我的国外客户跟我要这些机密资料是合法的吗?必须的吗?答案是若你由他担任持证人概念时,这是合法与必需的,因为他必须向当地主管机关提报这些数据。对于台商熟悉的三角贸易更是伤害,因为登录也包含代工厂的资料,显然现代贸易法规中,若不采取第三方持证人的模式,三角贸易模式将很难持续,因为你的当地客户知晓谁是代工厂了。因此,选择第三方持证人,可以让你的营业秘密保护有具体化的机制

最后,从欧盟个资法规范来看,2018年7月开始,欧盟实施了号称史上最严格的个资法,个资范围包括B2B供应链中的厂商中的个人资料,对企业来说,选择第三方持证人是最简单的法来符合个资法的规范,否则你还要担心你的客户是否符合个资法的规范了,实际上你也没能力去判断你的客户是否违反相关规范,但届时你要分担相关责任。因此,选择第三方持证人,可以让你相对轻松地符合当地法规

从上所述,相信你已很清楚,为何在食品(含保健类食品)、化妆品(含保养品与个人照护品)及医疗器械(含健康器材)的国际贸易中,现在流行第三方持证人的趋势了,我们已与多国当地第三方服务伙伴签署合作,可提供食品(含保健类食品)、化妆品(含保养品与个人照护品)及医疗器械(含健康器材)在美国FDA的Legal agent(LA)的服务;化妆品(含保养品与个人照护品)在欧盟CPNP的Representative person(RP)的服务;食品(含保健类食品)、化妆品(含保养品与个人照护品)及医疗器材(含健康器材)在印度尼西亚BPOM的License holder的服务;食品(含保健类食品)、化妆品(含保养品与个人照护品)及医疗器材(含健康器材)在中国大陆的在华责任人的服务。