知識管理於食品產業的應用

姚念周 首席顧問

樞紐科技顧問公司 首席顧問 姚念周
食品資訊第209期(2005/10)第22頁

自1993年IBM推行知識管理(Knowledge Management, KM)開始,十年來我國不管個人或企業都相當重視知識管理,加上我們面臨全球競爭的環境變化,以及知識經濟時代的來臨,知識管理已被多數企業認同為組織存續的重要關鍵工具之一,許多科技產業非常重視這個領域,所獲致的成果也逐漸浮現其效益,傳統產業也許腳步比較慢,但是面臨轉型及跟上潮流趨勢的壓力下,相信食品產業的朋友們也逐漸感受到應該要重視這個工具了。

然而KM相關的議題,可說是百家爭鳴風起雲湧,讓許多企業及職場個人急於著手知識管理,卻又不知從何著手起,也因此真正付諸執行的企業仍不普遍,尤其是傳統產業,更是少之又少,我們的食品產業也是如此,即使目前已進行知識管理系統導入的同業如大成長城及味全公司雖都有一定程度收穫,但持續推動的過程中,也碰到很多的挫折與困難。部份甚至流於形式,並未產生預期效益。

筆者根據輔導的經驗,理解企業有層層的障礙需要跨越,也強烈感受到這些障礙其實可以歸納成幾個原因:

一、對知識管理的認知不夠清楚
  知識管理系統本身重要的不是知識自己,而是管理過程、知識分享與知識的運用。也不是知識資料庫,而是內容與運用機制。因此知識管理系統是工具,而不是一段時間完成的成果。知識的價值在於提升思考能力,不是學歷以及單純的知識,運用知識的能力,才是在知識經濟中獲利的基礎。專家曾說「知識管理不是在探討知識的本質,也不是尋找『知』的技能。知識管理是專注於達成企業(個人)目標的管理流程」。

二、對於無形資產的定義混淆
  許多人很容易將無形資產與智慧資本(Intellectual Capital)、智慧資產(Intellectual Asset)與智慧財產(Intellectual Property)混為一談,因此我們特別在此加以釐清。簡單來說,無形資產強調企業傳統財務面之外的資產,包含知識、know-how、名譽、形象、人才、商標、專利、營運模式等等。而智慧資本為具外顯性之無形資產,例如:人才、顧客資料庫、流程與創新等方面的資本;智慧資產則為包含智慧財產的重要內容,而智慧財產為具法律保護之無形資產,包括智財法中的專利、商標、著作權、營業秘密、積體電路電路布局等。若用集合名詞來看,我們可以說其順序為[無形資產>智慧資本>智慧資產>智慧財產]。
  基本上,有人認為一個企業的[智慧資本=人力資本+結構資本],其中結構性資本定義為「當員工們回家過夜時,這些東西都留下來在組織內」,其中包括:資料庫、工作說明書、智慧財產、配方、研究紀錄等等。而成功的組織或領導者的角色就是可以把人力資本轉換為結構資本,增加組織的力量。而這個轉換程序,就是知識管理的重點與精神。

三、未實質體認知識管理的效益
  其實,這個部分也是食品產業過去的盲點,人或員工離開組織了,know-how就跟著離開了,或者師父領過門,修行在個人,而只要師父還在組織中一天,就會留一手,保護自己,知識力量無法有效擴散。再加上人力資本的[總資本額](所有員工人腦袋裡的知識)是個體間的相加,所有的知識力量並無法加乘,未形成組織內累計加乘的力量,也無法因知識的累積激盪,產生出更新的知識。因此不論守成或創新,都需要知識管理的動作。

四、自我設限知識管理實施的範圍
  許多人認為知識管理主要是研發的工作,研發部門才有所謂的知識,所謂的智慧資產,是這樣的嗎?相信大家都認同「創新」是台灣企業今後提升競爭力的不二法門,但是創新並非只是研發部門才會有創新的產出,任何功能部門都有其工作上的[創新],那麼企業的知識管理在創新過程中也必然將扮演日益重要的角色,不論企業的技術人、行銷人、管理人在知識的傳遞、運用、領悟,都應導入知識管理應用手法,協助企業加速知識管理人才轉型與養成,提高企業競爭力,帶動企業變格與創新。

五、自廢武功
  許多人認定傳統產業沒有什麼智慧資產,就算有也就那麼幾樣,不需要用到管理,知識管理或智慧資產管理是高科技產業的玩意兒;也有人認為 知識管理需要龐大的資源投入,因此不是中小企業可以玩的。但個人的輔導經驗顯示並非如此,一個輔導服務的客戶是傳統醬菜的小廠,本也認為傳統技術沒什麼大學問,然而簡單的引用KM的精神進行檢討,就發現其保持醬菜脆度的獨門改良製程是有價值的know-how,可以技術輸出到其他市場,這個價值除了提升現階段的效益外,也是未來競爭力發展的基石。因此傳統產業有傳統產業的know-how,但如何變成競爭力,就要倚賴知識管理了。而知識管理也就像ISO的系統精神一樣,並非一定要投入龐大的資訊設備或資源才能進行,重要的是實施的精神與方法。食品產業絕對有龐大的智慧資產,不要妄自菲薄。

六、企業內部惰性
  知識管理能創造經營績效嗎?學者指出,一個干擾因素是「企業內部惰性」,以環境知識的變動來說,如果企業以前賴以制訂行銷策略與競爭策略的顧客知識,讓企業獲致成功或明顯增進經營績效,則容易發生新的科學發現或調查研究或環境分析所帶來的新訊息或新知識往往被決策者排斥,因而影響了知識的應用,即使知識存下來了,但未被運用,就不會有任何效益。因此,知識管理確實可以創造營運利潤,條件是企業要能「駕馭知識」!知識有用嗎?絕對有,看你怎麼用,要積極的用?還是消極的用?環境會變是必然的,但企業或個人積極的思想不能變。

七、未正確採用知識管理的方法
  因為面對的是不可知的未來及需要改變的現狀,如何有效運用知識管理帶動企業或部門的變革與創新,首先要建立正確觀念與方法。管理學者鑽研多家國際企業實務,歸納出許多執行模式,自有其道理,體認這個部分去學習標竿企業執行模式,可以減少學習成本。當然,任一系統的導入都牽涉企業文化的特質,因此,知識管理的確實執行步驟,以及所使用的工具,由於個人或企業目標及特性的不同,不會一成不變,也很難一體適用,必須自己一步一腳印的執行,累積經驗,因此大架構盡量模仿專家建議的模式,但細部執行則需要[本土化],以適應企業文化,當然也可以請專家學者或顧問團隊提供實務經驗上的協助。

八、組織文化的調整
  任一種系統工具的導入,首先碰到的就大難題就是[人],也就是人的思維模式(mind setting),這個模式反映在組織文化上,也就是大部分的組織成員看事情的方向與方法,因此知識管理系統實施成敗的重點也在組織文化調整,如何認定無形資產的重要,如何學會把知識累積起來,如何願意與其他成員分享知識,如何把產生的知識有效傳遞給成員,如何鼓勵創造新知識,如何突破原有習慣等等,是一個挑戰性大,但為實施知識管理必須經過的階段。

我們不必把知識管理看得那麼困難,其實知識管理很簡單,只要依據企業的目標與需求,或者個人自我成長目標、工作對知識的需求,把所獲得的資訊或知識分類加以系統性儲存,不致流失,方便於未來找尋及運用即可。若有足夠資源,固然可以引進資訊設備與知識管理軟體,否則即使指使用文字處理檔案,或人工建檔也可達到處理知識建檔、尋找及運用目的。對企業組織而言,知識管理的重點在於「消費者的知識、市場的知識、競爭對手的知識、產品與服務的知識,以及環境的知識」,這些知識不但可提升目前執行效率與營運績效,也可形成未來企業或個人競爭優勢,養成強大的競爭力。對導入知識管理的企業來說,不論是邀請外部專家顧問或是由組織內部團隊運作,跨出第一步與持續改善調整執行是唯一的法門。許多相關議題的分享,可至www.e-sinew.com查詢。

目前政府開始加強推廣整體智慧資本管理的觀念,以協助企業提升競爭力,除了已大力推動的人力資源管理(Human Resource Management, HRM)與知識管理(KM)之外,也在智慧資產管理上推動各項計畫,經濟部工業局「產業知識管理技術輔導與推廣計畫」正進行「知識管理師認證制度可行性分析」,同時也正推動台灣智慧財產管理系統(Taiwanese Intelligent Property System, TIPS)認證制度,就像我們的GMP或CAS一樣,期待企業能夠儘快轉化為知識型企業,增強其競爭優勢,筆者相信這個制度對於未來的國際競爭力會有顯著的影響,因為對於技術交易、策略聯盟,甚至專業代工(OEM,ODM)等越來越多的產業活動,都會與智慧資產息息相關,因為智慧資產的保護,不是只有自身,也包括你的合作夥伴。這些活動對食品產業而言,也許尚屬陌生,但為快速提升企業組織的競爭力,建議同業朋友們積極參與這些活動,並投入部分資源積極應用知識管理工具,建構中長期的競爭能量,才能在此競爭激烈的環境中生存。

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